Papierlose Versammlungen sind kein Wunschdenken mehr
Wer sich heutzutage angemessen auf eine Mitgliederversammlung vorbereiten möchte, der kommt nicht an Unmengen Papier vorbei. Neben Tagesordnung und den obligatorischen Anträgen wühlen sich die Teilnehmer bereits durch große Papierstapel, bevor es überhaupt losgeht … Das muss in Zeiten digitaler Medien nicht mehr sein. Eine Versammlung kann den Papierverbrauch deutlich senken oder sogar ganz auf Papier verzichten. Wie das geht, wird dieser Artikel am Beispiel einer fiktiven Mitgliederversammlung darlegen, die mit Hilfe der webbasierten Versammlungssoftware OpenSlides durchgeführt wird.
Bereits in der Vorbereitungsphase erweist sich OpenSlides als vorteilhaft. Statt des kostenintensiven Postversands der Versammlungsunterlagen bekommt jeder Teilnehmer eine E-Mail mit Link und persönlichen Zugangsdaten zu OpenSlides und somit Zugriff auf alle notwendigen Unterlagen, wie die vorläufige Tagesordnung, eingereichte Anträge, zur Wahl stehende Ämter oder weitere organisatorische Infos zur Anreise, Unterkunft oder Rahmenprogramm. Die Dokumente können heruntergeladen und – bei Bedarf – zur Vorbereitung selbständig ausgedruckt werden.
Anwesenheitserfassung ohne lange Warteschlangen
Papierlos bleibt es auch vor Ort: Der Empfang der Teilnehmer erfolgt über mehrere PC-Counter. Mitarbeiter aus der Geschäftsstelle begrüßen die Teilnehmer und haken deren Anwesenheit direkt in der Teilnehmerdatenbank von OpenSlides ab. Eine Synchronisierung von mehreren Teilnehmer-Papierlisten entfällt. Nach dem gleichen Prinzip werden abreisende Teilnehmer am Ausgang wieder auf „abwesend“ geschaltet.
Für einen schnellen Wechsel zwischen anwesend und abwesend erhalten die Teilnehmer ein Namensschild mit Barcode. Am Ein- und Ausgang wird mittels eines Barcode-Scanners der Anwesenheitsstatus jedes Teilnehmers sofort im System umgeschaltet. Der Vorteil liegt auf der Hand: Die Versammlungsleitung hat Zugriff auf die aktuellen Zahlen der anwesenden Teilnehmer und kann so jederzeit die Beschlussfähigkeit der Versammlung feststellen.
Aufgeräumte Tische dank digitaler Tischvorlagen
Für die Teilnehmer im Plenum erweist sich ein anderes Feature von OpenSlides als sehr vorteilhaft: Alle Tischvorlagen sind digital verfügbar! Wo vorher Berge von Papier sich auf den Tischen türmten, gibt es jetzt nur noch Laptops und Tablets der Teilnehmer. Benötigt wird dafür nur WLAN im Versammlungssaal mit Zugriff auf den OpenSlides-Server vor Ort. Eine Internetverbindung ist nicht erforderlich.
Auch bei der Versammlungsleitung auf dem Podium geht es papierlos zu. Redelisten und Protokoll werden während der Versammlung direkt innerhalb von OpenSlides angefertigt. Eine weitere Person steuert den Projektor und projiziert den jeweils aktuellen Tagesordnungspunkt an die Leinwand. Organisatorische Ansagen können mittels individueller Folien an die Versammlung kommuniziert werden.
Anträge elektronisch abwickeln
Anträge werden oftmals im Vorfeld der Versammlung eingereicht und stehen zur Einsicht in OpenSlides für jeden Teilnehmer zur Verfügung. Initiativanträge dürfen noch während der Versammlung direkt im Versammlungssystem gestellt werden.
Die Versammlungsleitung ruft einen Antrag auf und projiziert diesen an die Leinwand. Oftmals passen längere Antragstexte nicht vollständig auf eine Projektionsfläche, so dass bei Vorlesung des Antrags für alle sichtbar (zum Mitlesen) mitgescrollt werden kann. Jeder Teilnehmer kann zusätzlich jeden Antrag noch einmal in Ruhe selbständig in OpenSlides nachlesen und in der anschließenden Debatte hinterfragen. Änderungen eines Antrags werden als neue Version gespeichert und können farblich hervorgehoben werden. Diese digitale Versionshistorie ersetzt den früher sehr aufwändigen Vergleich zwischen zwei ausgedruckten Antragsfassungen als Tischvorlage.
Die Abstimmung eines Antrags läuft vollständig elektronisch ab: Alle stimmberechtigten Teilnehmer drücken auf den vorher ausgehändigten, taschenrechnergroßen Abstimmgeräten die Taste „Ja“, „Nein“ oder „Enthaltung“. Die Versammlungsleitung sieht die eingehenden Stimmen und kann Sekunden später das Gesamtergebnis projizieren und verkünden. Sollte eine namentliche Abstimmung gewünscht sein, kann die Stimmabgabe der einzelnen Teilnehmer in einer parlamentarischen Saal-Sitzordnung live präsentiert und nach Abschluss der Abstimmung transparent zum Nachlesen in OpenSlides veröffentlicht werden.
Jeder Antrag lässt sich im Nachgang als PDF exportieren. Dabei kann sich jeder Teilnehmer individuell entscheiden, ob einzelne Anträge oder gar ein komplettes Antragsbuch mit allen Anträgen – gruppiert nach Sachgebieten – für einen späteren Ausdruck benötigt wird.
Wahlen effizient nach Belieben durchführen
Das ist aber noch nicht alles. Auch beim Thema Wahlen zeigt sich OpenSlides von seiner besten Seite: Ohne Hektik beginnt die Kandidatenaufstellung mittels vorher angelegten Projektor-Folien. Auch ein spontanes Kandidieren ist möglich. Der Name wird dabei direkt aus der Teilnehmerdatenbank ausgewählt und erscheint einen kurzen Augenblick später auf der Leinwand.
Ist der Wahlgang eröffnet, nutzt jeder Stimmberechtigte sein elektronisches Abstimmgerät und wählt einen Kandidaten per Tastendruck. Die Ergebnisse werden, wie bei Antragsabstimmungen, unmittelbar nach Beendigung des Wahlgangs verkündet und für alle sichtbar am Projektor präsentiert. Sollten Stichwahlen nötig sein, folgen diese dem gleichen Schema.
Mit diesem elektronischen Wahlverfahren entfällt der herkömmliche Papier-Wahlschein. Wer weiterhin lieber klassisch auf Papier wählen möchte oder sogar (laut Satzung) muss, dem bietet OpenSlides personalisierte kleine Wahlscheine mit allen Kandidaten und entsprechende Ankreuzfeldern als PDF-Dokument an. Alles was man dafür braucht ist ein Drucker und eine Papierschneidemaschine, um leicht mehrere Hundert Wahlscheine in wenigen Minuten (i.d.R. während der Kandidatenvorstellung) herstellen zu können.
Digitale Dokumentenablage
Auf der Versammlung benötigte Dateien, wie z.B. die Präsentation des Vorstands, der Bericht des Haushaltsausschuss, der geänderte Satzungsentwurf oder organisatorische Dokumente, können in OpenSlides für alle Teilnehmer zum Download abgelegt werden. Ausdrucke sind somit auch hier nicht mehr nötig.
Organisatorische Ansagen (z.B.: Wann geht es weiter? Oder in welchem Raum findet welcher Workshop statt?) lassen sich zusätzlich auf eigenen Folien visuell projizieren. Die Tagesordnung und der genaue Zeitplan kann jederzeit eingesehen werden. Spontane Änderungen sind so leicht möglich. Ein aktualisierter Ablaufplan muss nicht mehr extra gedruckt werden.
Protokoll on-the-fly erstellen
Noch bevor alle Teilnehmer abreisen kann sich jeder das aktuelle Beschlussprotokoll herunterladen. Der angepasste Ablauf der Tagesordnung, alle beschlossenen Anträge und die gewählten Kandidaten sind auf Knopfdruck in einem Dokument verfügbar. Wenn gewünscht, können sogar die einzelnen Rednerlisten und das Verlaufsprotokoll des Protokollanten zu jedem TOP automatisch integriert werden. Mit diesem vorläufigen(!) Protokoll sind die meisten Teilnehmern schon zufrieden und haben etwas „in der Hand“ für die Rückreise. Beschlüsse und Aussagen lassen sich so zeitnah auf Korrektheit prüfen und beispielsweise auch mit nicht anwesenden Mitglieder teilen. Ein wochenlanges Warten auf das abgestimmte Protokoll entfällt.
Fazit
Mitgliederversammlungen komplett papierlos durchführen ist möglich und gar nicht so utopisch, wie es anfangs klingen mag. Das Versammlungssystem OpenSlides ist dafür ein ideales Werkzeug, mit dem sich im ersten Schritt auch gut eine „papierarme“ Versammlung durchführen lässt; z.B. indem weiter Papier-Wahlscheine verwendet werden. Verbände, Vereine und Parteien scheuen möglicherweise den Aufwand zur Einführung von elektronischen Abstimmungen und Wahlen. Hierbei steht die „Papierlos-Debatte“ sicher nicht an erster Stelle.
Ein interessanter Nebeneffekt beim Einsatz von OpenSlides ist auch, dass nicht anwesende Mitglieder aus der Ferne die Versammlung als Gast verfolgen könnten und so die Beschlüsse zeitnah mitbekommen. Ein erster Schritt in Richtung einer virtuellen Mitgliederversammlung.
Wer den Schritt wagt, und seine Versammlung vollständig auf digitale Prozesse umstellt, wird sich als moderne und transparente Organisation seinen Mitgliedern präsentieren. Und noch dazu Berge an Papier sparen…
Checkliste für eine papierlose Versammlung
Mit dem Versammlungssystem OpenSlides lassen sich alle nötigen demokratischen Prozesse papierlos durchführen:
- Tagesordnung, Anträge und Wahlämter im Vorfeld für alle Teilnehmer zugänglich
- Anwesenheit per Barcode erfassbar
- Digitale Ablage für Dokumente
- Redeliste und Protokoll digital führen
- Anträge digital einreichen und elektronisch abstimmen (namentlich oder anonym)
- Kandidaten für Ämter digital aufstellen und elektronisch wählen
- Teilnehmerliste digital verfügbar
- Protokoll on-the-fly erstellen